Polisi Preifatrwydd
Is-adran hyfforddiant ac adnoddau Gwasanaethau Cwnsela Therapiwtig yw Exchange Resource ac mae'n sefydliad lles seicolegol a chwnsela sy'n darparu ystod o wasanaethau therapiwtig proffesiynol, cyfrinachol.
Er mwyn i’r sefydliad hwn allu darparu ein gwasanaethau proffesiynol mae angen gofyn i bob defnyddiwr am wybodaeth bersonol y mae’n rhaid i ni ei chadw fel cofnod o’n contract gwaith gyda phob defnyddiwr gwasanaeth. Dim ond at ddibenion cyfreithlon darparu ein gwasanaethau therapiwtig y mae’r sefydliad yn gofyn ichi am wybodaeth bersonol ac mae’n cyfyngu’r wybodaeth y mae’n ei chofnodi i’r hyn sy’n berthnasol ac yn gyfyngedig i’r cymorth a ddarparwn.
Nid yw eich gwybodaeth bersonol yn cael ei rhannu ag unrhyw sefydliad neu unigolyn arall y tu allan i'r cwmni hwn ac nid yw'n gadael awdurdodaeth y DU. Y wybodaeth a gadwn yw'r lleiafswm sydd ei angen ar gyfer darparu ein gwasanaethau. Diogelir y wybodaeth trwy ei chadw mewn ffeiliau electronig diogel sydd ond yn hygyrch i staff yn y sefydliad hwn sydd wedi cael yr awdurdod gofynnol. Cedwir cofnodion o'ch sesiynau mewn fformat arbenigol wedi'i amgryptio a dim ond y person sy'n gweithio gyda chi sydd â'r awdurdod i gofnodi ac ailymweld â'r ffeiliau hyn. Mae gan reolwr clinigol y sefydliad a'r rheolydd data fynediad at y ffeiliau hyn ac o dan amgylchiadau arbennig byddant yn archwilio'r cofnodion hyn at ddibenion sicrhau ansawdd.
Bydd eich data’n cael ei storio am 12 mis ac yna’n cael ei archifo am 12 mis arall ac ar ôl hynny bydd eich data’n cael ei ddileu o’n systemau ac ni fydd unrhyw gofnod yn cael ei gadw.
Swyddog Diogelu Data'r sefydliad sy'n monitro sut mae eich gwybodaeth bersonol yn cael ei phrosesu, ei chofnodi a'i storio'n ddiogel. Penodir y person hwn i sicrhau bod pob person yn y sefydliad yn cadw at y polisïau sy’n berthnasol i ddiogelwch gwybodaeth bersonol yn y Gwasanaethau Cwnsela Therapiwtig a phob un o’i isadrannau.
Os oes angen mynediad cyfreithlon arnoch i'ch gwybodaeth bersonol neu os oes gennych gŵyn am sut mae'r sefydliad yn cofnodi ac yn storio'r data hyn, gallwch gysylltu â'r Swyddog Diogelu Data yn uniongyrchol drwy e-bostio dpo@thetcsgroup.co.uk neu ffonio 03302 020283 a gofyn am Swyddog Diogelu Data’r sefydliad.
Os ydych yn teimlo nad yw eich data wedi cael ei drin yn gywir, neu os ydych yn anhapus â’n hymateb i unrhyw geisiadau yr ydych wedi’u gwneud i ni ynglŷn â’r defnydd o’ch data personol, mae gennych hawl i gyflwyno cwyn i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth.
Gallwch gysylltu â nhw drwy ffonio 0303 123 1113 neu fynd ar-lein i www.ico.org.uk/concerns
Cwynion
Os hoffech wneud cwyn am unrhyw fater, cysylltwch â ni. Byddwn yn cydnabod eich cwyn o fewn 2 ddiwrnod gwaith ac yn ymateb o fewn 5 diwrnod gwaith.
Ffôn: 0330 202 0283
Opening up to a counsellor/therapist about your struggles can be the first step to getting help. But it can also feel really scary. You might be unsure about what they're going to do with the information you tell them. Or you might be worried that they will share it with other people. We want to help you understand confidentiality and your rights, so you know how and when your information will be kept private, and how you can access your information.
What is Confidentiality?
Confidentiality is about keeping your information private. It means that when you talk to a counsellor/therapist they shouldn't tell anyone else what you've said.
Information that needs to be kept confidential includes:
-
Your name, personal information and contact details
-
Details of the struggles you are having
-
Anything you've talked about in your appointments
-
What's written in your records or notes
You might be worried about what we will do with your information. Your information is kept securely and safely so that it can't be accidentally deleted, lost, stolen or seen by someone else.
If you are still unsure, you can read our privacy policy or ask your counsellor/therapist. They will be able tell you how it will be kept securely.
In some situations, your information may need to be shared without your consent. This is called ‘breaking confidentiality’. It should only happen if:
-
There are concerns that you're at risk of serious harm or you're in danger.
-
There are concerns that someone else is at serious risk of harm or that they're in danger.
-
Someone is told they have to by law.
If the counsellor/therapist does need to tell someone what you've told them, they will always try to tell you first.
Accessing Data
You have a legal right to access personal information held about you by Exchange Resources. You have the right to request:
-
information about how your personal data is processed
-
a copy of your personal data
You can also:
-
request any inaccuracies in your personal data is corrected
-
raise an objection about how your personal data is processed
-
request that your personal data be erased if there is no longer a justification for it
-
ask that the processing of your personal data be restricted in certain circumstances
Should you wish to access your data you can send us an email at dpo@thetcsgroup.co.uk. We will need two-weeks’ notice for these records to be made available to you.